平办发〔2011〕29号

中共平利县委办公室  平利县人民政府办公室

关于印发《平利县电子公文传输管理暂行规定》的通知

各镇党委、镇人民政府，县委和县级国家机关各部门，各人民团体，中省市驻平各单位：

《平利县电子公文传输管理暂行规定》已经县委、县政府研究同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

2011年6月2日

平利县电子公文传输管理暂行规定

第一章  总  则

第一条  为进一步做好全县电子公文传输管理工作,确保电子公文传输安全、准确、高效，根据《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》和《陕西省电子公文传输管理暂行办法》，制定本规定。

第二条  本规定所称电子公文是指在安康市电子公文交换平台上传输的、具有规范格式的正式公文。

第三条  电子公文传输是指电子公文的生成、发送、签收过程。

第四条  县委办（县委机要局）、县政府办是实施电子公文传输的管理机关，负责全县电子公文传输的管理、督查和指导；市电子政务办公室是电子公文交换的技术服务单位，负责电子公文交换平台的管理和技术维护工作；全县各级党政机关、人民团体和事业单位行政办公室（综合部门）负责本单位的电子公文传输工作。

第五条  各级各部门要建立健全电子公文办理制度和管理岗位责任制，确保电子公文传输工作规范高效运行。管理人员要有高度的责任感,切实做到不错不漏,不迟不误,确保电子公文及时传输和办理。

第六条　凡通过安康市电子公文交换平台向联网单位发送的公文、传真电报、便函等,一律视为正式公文,与相同内容的纸质公文具有同等法律效力,应按有关规定程序和要求及时办理。

第二章　电子公文传输

第七条  电子公文的传输必须在安康市电子公文交换平台上进行。进入交换的电子公文包括以下类型：

（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

（四）音像文件：用视频设备获得并经计算机处理的文件。

第八条　电子公文一般采用word、pdf等指定格式。

第九条  传输电子公文必须使用符合技术标准要求的设备。主要包括:

（一）计算机、打印机和网络接入设备;

（二）联网和公文处理软件;

（三）短讯接收设备。

第十条  电子公文传输日常管理。

（一）全县各级各部门负责本单位电子公文的发送、接收和办理等日常工作。

（二）各镇各单位至少要选配1名熟悉计算机操作、责任心强的人员负责电子公文传输日常管理工作，无特殊情况不得更换; 工作时间内要随时保持公文传输系统界面开启，并注意公文传输提示音，及时进行签收和办理；管理人员要随身携带手机并保持24小时正常开机,收到短信提示后要在规定时间内签收办理,不得延误。

（三）对擅自越权传输的电子文件,受文单位不予办理。

（四）电子公文传输接入单位所需电子印章由市电子政务办公室统一制发，并由本单位电子公文操作员负责管理和使用电子印章。电子印章与实物印章具有同等效力，应严格审批手续后方可加盖电子印章，加盖电子印章只能由电子印章管理人员在专用计算机上进行。

第十一条  一般电子公文的传输程序。

（一）发文前要对电子公文主要内容和受文单位进行登记。

（二）按照技术要求对电子公文进行编辑、盖章、锁定、文档保护等规范化处理后，通过电子公文交换平台向受文单位发送电子公文。

（三）电子公文发送后，发文单位应对所发电子公文的接收情况进行检查和督办，发现问题及时与受文单位联系并提出处理意见。

（四）接收电子公文的单位应对电子公文的发送单位、公文的完整性和格式等进行核对，确认无误后及时接收、处理。不能正常接收的电子公文，受文单位应及时与发文单位联系解决。

第十二条  急办电子公文的传输程序。

（一）发文前管理人员要将电子公文与纸质件进行核对,确认完整准确无误后方可受理。

（二）公文承办人员应认真对文件的主要内容、承办单位及联系人和电话进行登记,发文管理人员和分管领导签字后进入发文程序。

（三）发文时要严格按照文件要求范围发送,并认真核对受文单位(未联网单位由公文承办方印发纸质件);对于应在48小时内或公休、节假日办理的电子公文,要及时通过短讯通知受文单位按时接收办理。

（四）发文后须随时调度公文接收情况,对接收迟缓的单位要及时催办;对已到最后时限尚未接收公文的，要尽快通知受文单位采取补救措施。

（五）发文管理人员在电子公文传输过程中遇到的特殊情况,应及时报告相关领导并妥善处理。

第三章  安全保密

第十三条  各级各部门在电子公文传输工作中要严格遵守国家保密制度,密级以上文件不得在计算机网络上传输。

第十四条  电子公文传输工作人员不得向无关人员透露操作程序或提供相关设备。

第十五条　要妥善保管联网软件和操作说明,不得复制或借给他人,电子公文传输系统用户密码应定期更换, 修改为6位以上的字母＋数字组合密码，并严格保密。

第十六条　用于电子公文传输的计算机必须专机专用,并安装防病毒软件,随时对数据盘进行杀毒。

第十七条　电子公文的归档应按照国家档案部门的有关规定办理。

第四章  检查指导

第十八条　县委办、县政府办定期对各单位电子公文传输工作进行检查指导,重点检查制度建设、设备配置、人员管理、安全措施等,对不符合要求的限期整改。

第十九条　实行电子公文接收情况定期通报制度,对不能按时接收公文的单位给予批评,对不认真履行职责、殆误工作的予以严肃处理。

第五章  其  他

第二十条　各单位在本单位或本系统内开展电子公文传输工作参照此规定执行。

第二十一条  本规定自印发之日起执行。